Personalhåndbok
Infotjenester Knut Arild Vold Foto: Infotjenester

Mye å spare på et godt system for personalinformasjon

Ansatte som spør hverandre, ledere og HR når de lurer på noe koster virksomheter mye tid og penger hvert år, viser ny rapport.

Under halvparten av norske virksomheter har en fullverdig nettbasert løsning for å gi ansatte og ledere informasjon om ferie- og permisjonsrettigheter, interne regler og prosedyrer, ansattgoder osv.

Dette viser en undersøkelse Norstat har gjort for Infotjenester.

Undersøkelsen er gjennomført mot 200 personalansvarlige i norske virksomheter med mer enn 30 ansatte.

Mye tid å spare

Samtidig viser Gartner-rapporten «Modernizing HR Service Delivery for the Digital Workforce» at det er mye tid, og dermed også penger, å spare på å gi ansatte tilgang til en slik selvbetjent kunnskapsbase.

– Arbeidstakere og ledere som har tilgang til å søke i en godt implementert kunnskapsdatabase gjennom en integrert portal eller mobilt grensesnitt kan løse sine egne utfordringer i 40 – 70 % av tilfellene. En slik portal inkluderer typisk retningslinjer, prosedyrer og materiale for beslutningsstøtte, skriver Gartner i rapporten.

SE OGSÅ: Infotjenester har utviklet en kalkulator for å beregne besparelsen ved å investere en nettbasert personalhåndbok.

Tar mye tid

Når ansatte ikke har et enkelt verktøy tilgjengelig, vil både ansatte og ledere bruke mye tid på å lete etter informasjon. Dette er tid som i stedet kunne vært brukt på verdiskapende aktiviteter, sier Infotjenesters produktsjef Kamilla Lunde Sørli.

– Mange får en aha-opplevelse når de ser hvor mye tid som går med til å finne svar på personalrelaterte spørsmål i virksomheten. Ansatte går gjerne først til en kollega for å spørre, før de går videre til nærmeste leder og til slutt til HR dersom leder ikke kan svare. De fleste HR-ansatte har nok ganske klart for seg at det kan frigjøres mye tid i HR-avdelingen dersom arbeidstakere og ledere får tilgang til å finne svarene selv. Slike unødvendige spørsmål er ressurskrevende i hele organisasjonen, sier hun.

Les mer om Infotjenesters personalhåndbok

Bruker muntlig overlevering

I undersøkelsen Norstat har gjort for Infotjenester ble de personalansvarlige som ikke har en digital løsning for personal- og lederhåndbok spurt om hvilke alternativer de bruker. Over halvparten oppgir at de informerer medarbeiderne muntlig eller gjennom ansettelseskontrakten.

Det overrasker Infotjenesters arbeidsrettsjurist Camilla Schie-Veslum.

– I et arbeidsforhold vil det dukke opp en lang rekke spørsmål knyttet til arbeidsforholdet som ikke er hensiktsmessig å ta inn i arbeidsavtalen. Det kan for eksempel handle om rett til velferdspermisjoner og rutiner knyttet til bruk av egenmelding og varsling ved sykdom. Slike ting bør ikke inn i en arbeidsavtale eller vedlegg til arbeidsavtalen, sier Schie-Veslum.

Hun minner om at alt som er avtalt i arbeidsavtalen eller vedlegg til arbeidsavtalen er bindene for begge parter, og derfor ikke ensidig kan endres av en av partene.

Blanding av lovverk og rutiner

Kamilla Lunde Sørli i Infotjenester understreker at en velfungerende personalhåndbok både bør inneholde virksomhetens egne retningslinjer og informasjon om gjeldende regelverk.

– I våre personalhåndbøker vedlikeholder kundene selv virksomhetens retningslinjer, mens norsk regelverk oppdateres løpende av våre juridiske rådgivere. På den måten trenger ikke kundene tenke på å oppdatere sine personalhåndbøker når det for eksempel kommer endringer i arbeidsmiljøloven eller rettighetene til foreldrepermisjon, sier Lunde Sørli.

Undervurderer mobil tilgjengelighet

Norstat har også spurt de 200 personalansvarlige om hvilke flater de vurderer som viktigst for tilgang til en personal- og lederhåndbok. Her peker PC seg ut som det aller viktigste, foran mobil og nettbrett.

– Det er kanskje litt overraskende at ikke flere oppgir mobil som den viktigste plattformen for personalhåndbok i 2017, men det er nok en utvikling som kommer i årene fremover. Svært mange arbeidstakere jobber uten tilgang til PC, og da er det naturligvis mest hensiktsmessig å bruke mobilen. Vi ser også at mange bruker personalhåndboken på mobil når de er hjemme, for eksempel for å sjekke rutiner rundt søknad om ferie eller retningslinjer for varsling av syke barn, sier Lunde Sørli.

Meld deg på Infotjenesters nyhetsbrev

Andre aktuelle artikler fra Infotjenester 

Stikkord: , ,

Denne artikkelen er skrevet av Infotjenester AS som er kunde av enerWE AS

Infotjenester AS

Infotjenester er Norges største leverandør av HR-system og juridisk fagstøtte. Flere hundre tusen ledere og medarbeidere bruker våre nettbaserte løsninger, og hvert år svarer våre rådgivere på mer enn 40.000 fagspørsmål og holder mer enn 300 kurs.
Annonse
Banner